Sicherheit

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen

Sämtliche Unterlagen haben eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist. Wir haben für Sie eine Übersicht erstellt, welche Unterlagen Sie wann vernichten dürfen. Wer Investitionsgüter nach EU-Förderrichtlinien erhalten hat, darf diese Unterlagen erst nach 14 Jahren vernichten. Folgende Daten und Akten der entsprechenden Jahrgänge können seit dem 01. Januar 2014 vernichtet werden:

A

Unterlagen und Akten Aufbewahrungsfrist Jahrgang
An-, Ab- und Ummeldungen der AOK und Ersatzkassen 6 Jahre 2007
Angebotsunterlagen, die nicht zum Auftrag geführt haben 0 Jahre 0
Angebotsunterlagen, die zum Auftrag geführt haben 6 Jahre 2007
Anlagevermögen 10 Jahre 2003
Anlageverzeichnisse 10 Jahre 2003
Anträge auf Arbeitnehmersparzulage 6 Jahre 2007
Anwesenheitsliste (z.B. Stempelkarten) soweit für Lohnbuchhaltung erforderlich 10 Jahre 2003

B

Unterlagen und Akten Aufbewahrungsfrist Jahrgang
Bankauszüge, Bankbelege 10 Jahre 2003
Beitragsabrechnungen zur Sozialversicherung 10 Jahre 2003
Belastungsanzeigen (intern und extern) 10 Jahre 2003
Belege, Sammelbelege, Beleglisten soweit Buchungsunterlagen 10 Jahre 2003
Bestell- und Auftragsunterlagen 6 Jahre 2007
Beteiligungsunterlagen 10 Jahre 2003
Betriebsabrechnungsbögen 10 Jahre 2003
Betriebskostenabrechnung 10 Jahre 2003
Betriebstagebücher (EfbV) 5 Jahre 2008
Bewirtungsunterlagen 10 Jahre 2003
Bilanzen 10 Jahre 2003
Bilanzen und Bilanzanlagen 10 Jahre 2003
Buchungsanweisungen 10 Jahre 2003
Bürgschaftsinformationen (nach Vertragsende) 10 Jahre 2003

D

Unterlagen und Akten Aufbewahrungsfrist Jahrgang
Darlehensunterlagen 10 Jahre 2003
Dateien (soweit Verfahrensdokumentationen) (§47 AO) 10 Jahre 2003
Dauerauftragsunterlagen 6 Jahre 2007
Debitorenbuchhaltung 10 Jahre 2003
Depotbücher, Depotauszüge und Depotbestätigungen 10 Jahre 2003
Doppelbesteuerungsunterlagen 6 Jahre 2007

Schutzklassen nach DIN 66399

Sicherheits-
stufe 1
Sicherheits-
stufe 2
Sicherheits-
stufe 3
Sicherheits-
stufe 4
Sicherheits-
stufe 5
Sicherheits-
stufe 6
Sicherheits-
stufe 7

Die verschiedenen Materialien

P O T E F H
Informationen in Originalgröße Optische
Datenträger
Magnetische
Datenträger
Elektronische
Datenträger
Informationen in verkleinerter Form Festplatten mit magnetischem Datenträger

Sicherheitsstufe 1

Allgemeines Schriftgut, das unlesbar gemacht oder entwertet werden soll, z.B. veraltetes Werbematerial wie Kataloge und Prospekte.

P-1 O-1 T-1 E-1 F-1 H-1
Streifenbreite
max. 12 mm²
Partikelgröße
max. 2000 mm²
mechanisch funktionsunfähig mechanisch / elektronisch funktionsunfähig Partikelgröße
max. 160 mm²
mechanisch / elektronisch funktionsunfähig

Sicherheitsstufe 2

Interne Unterlagen, die unlesbar gemacht oder entwertet werden sollen, z.B. unternehmensinterne Kommunikation wie abgelaufene Anweisungen, Reiserichtlinien, Aushänge und Formulare.

P-2 O-2 T-2 E-2 F-2 H-2
Streifenbreite
max. 6 mm²
Partikelgröße
max. 800 mm²
Partikelgröße
max. 2000 mm²
zerteilt Partikelgröße
max. 30 mm²
beschädigt

Sicherheitsstufe 3

Datenträger mit sensiblen und vertraulichen Daten sowie personenbezogenen Daten, die einem erhöhten Schutzbedarf unterliegen, z.B. Umsatzauswertungen und Steuerunterlagen von Unternehmen sowie Angebote, Bestellungen etc. mit Adressdaten von Personen.

P-3 O-3 T-3 E-3 F-3 H-3
Partikelgröße
max. 320 mm²
Partikelgröße
max. 160 mm²
Partikelgröße
max. 320 mm²
Partikelgröße
max. 160 mm²
Partikelgröße
max. 10 mm²
verformt

Sicherheitsstufe 4

Datenträger mit besonders sensiblen und vertraulichen Daten sowie personenbezogenen Daten, die einem erhöhten Schutzbedarf unterliegen, z.B. Bilanzen und Konditionen sowie Gehaltsabrechnungen, Personaldaten/ -akten, Arbeitsverträge, medizinische Berichte, Steuerunterlagen von Personen.

P-4 O-4 T-4 E-4 F-4 H-4
Partikelgröße
max. 160 mm²
Partikelgröße
max. 30 mm²
Partikelgröße
max. 160 mm²
Partikelgröße
max. 30 mm²
Partikelgröße
max. 2,5 mm²
mehrfach zerteilt und verformt, Partikelgröße
max. 2000 mm²

Sicherheitsstufe 5

Datenträger mit geheim zu haltenden Informationen mit existenzieller Wichtigkeit für eine Person, ein Unternehmen oder eine Einrichtung, z.B. Patente, Konstuktionsunterlagen, Strategiepapiere, Wettbewerbsanalysen, Prozessunterlagen.

P-5 O-5 T-5 E-5 F-5 H-5
Partikelgröße
max. 30 mm²
Partikelgröße
max. 10 mm²
Partikelgröße
max. 30 mm²
Partikelgröße
max. 10 mm²
Partikelgröße
max. 1 mm²
mehrfach zerteilt und verformt, Partikelgröße
max. 320 mm²

Sicherheitsstufe 6

Datenträger mit geheim zu haltenden Unterlagen, wenn außergewöhnliche Sicherheitsvorkehrungen einzuhalten sind z.B. Forschungs- und Entwicklungsunterlagen, behördliche Bereiche.

P-6 O-6 T-6 E-6 F-6 H-6
Partikelgröße
max. 10 mm²
Partikelgröße
max. 5 mm²
Partikelgröße
max. 10 mm²
Partikelgröße
max. 1 mm²
Partikelgröße
max. 0,5 mm²
mehrfach zerteilt und verformt, Partikelgröße
max. 10 mm²

Sicherheitsstufe 7

Für strengst geheim zu haltende Daten, bei denen höchste Sicherheitsvorkehrungen einzuhalten sind, z.B. geheimdienstliche oder militärische Bereiche.

P-7 O-7 T-7 E-7 F-7 H-7
Partikelgröße
max. 5 mm²
Partikelgröße
max. 0,2 mm²
Partikelgröße
max. 2,5 mm²
Partikelgröße
max. 0,5 mm²
Partikelgröße
max. 0,2 mm²
mehrfach zerteilt und verformt, Partikelgröße
max. 5 mm²