Aufbewahrungsfristen, Schutzklassen,Sicherheitsstufen

Der Umgang mit vertraulichen Daten ist in vielerlei Hinsicht gesetzlich geregelt. Nachfolgend finden Sie Informationen zu Aufbewahrungsfristen sowie dem Umgang mit den Daten bei der Vernichtung.

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen

Sämtliche Unterlagen haben eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist. Wir haben für Sie eine Übersicht von gängigen Unterlagen und Akten erstellt und der jeweiligen Aufbewahrungsfrist. Wer Investitionsgüter nach EU-Förderrichtlinien erhalten hat, darf diese Unterlagen erst nach 14 Jahren vernichten.
Unterlagen und Akten
 Aufbewahrungsfrist
An-, Ab- und Ummeldungen der AOK und Ersatzkassen
6 Jahre
Angebotsunterlagen, die nicht zum Auftrag geführt haben
0 Jahre
Angebotsunterlagen, die zum Auftrag geführt haben
6 Jahre
Anlagevermögen
10 Jahre
Anlageverzeichnisse
10 Jahre
Anträge auf Arbeitnehmersparzulage
6 Jahre
Anwesenheitsliste (z.B. Stempelkarten) soweit für Lohnbuchhaltung erforderlich
10 Jahre
Bankauszüge, Bankbelege
10 Jahre
Beitragsabrechnungen zur Sozialversicherung
10 Jahre
Belastungsanzeigen (intern und extern)
10 Jahre
Belege, Sammelbelege, Beleglisten soweit Buchungsunterlagen
10 Jahre
Bestell- und Auftragsunterlagen
6 Jahre
Beteiligungsunterlagen
10 Jahre
Betriebsabrechnungsbögen
10 Jahre
Unterlagen und Akten
 Aufbewahrungsfrist
Betriebskostenabrechnung
10 Jahre
Betriebstagebücher (EfbV)
5 Jahre
Bewirtungsunterlagen
10 Jahre
Bilanzen
10 Jahre
Bilanzen und Bilanzanlagen
10 Jahre
Buchungsanweisungen
10 Jahre
Bürgschaftsinformationen (nach Vertragsende)
10 Jahre
Darlehensunterlagen
10 Jahre
Dateien (soweit Verfahrensdokumentationen) (§47 AO)
10 Jahre
Dauerauftragsunterlagen
6 Jahre
Debitorenbuchhaltung
10 Jahre
Depotbücher, Depotauszüge und Depotbestätigungen
10 Jahre
Beteiligungsunterlagen
10 Jahre
Doppelbesteuerungsunterlagen
6 Jahre

Schutzklassennach DIN 66399

Je nach Informationsgehalt der Akten und Datenträger, ist der Umgang zur Vernichtung in unterschiedliche Schutzklassen und Sicherheitsstufen eingeteilt.

Die Schutzklassen weisen darauf hin, welche Sicherheitsvorkehrungen für den Umgang mit den Daten getroffen werden müssen, um den Schutz von Personen zu gewährleisten.

Sicherheits- stufe 1
Sicherheits- stufe 2
Sicherheits- stufe 3
Sicherheits- stufe 4
Sicherheits- stufe 5
Sicherheits- stufe 6
Sicherheits- stufe 7
Schutzklasse 1
interne Daten
Schutzklasse 2
vertrauliche Daten
Schutzklasse 3
geheime Daten

Sicherheitsstufen für die Datenvernichtung

Generell gilt, dass die zu vernichtenden Daten in so kleine Teile zerschreddert werden, dass sich die ursprünglich in ihnen enthaltenen Informationen nicht ohne weiteres rekonstruierbar sind. Um dies zu garantieren, müssen die Papierschnippsel/Datenträgerteile ausreichend klein sein. Der Aufwand einer möglichen Rekonstruktion der Information definiert die Sicherheitsstufe bei der Vernichtung.

Wir arbeiten mindestens mit Sicherheitsstufe 4, dem marktüblichen Standard einen Schritt voraus, sind aber bis zur Sicherheitsstufe 5 zertifiziert, sollten Sie Bedarf haben.

P
O
T
E
F
H
Informationen in Originalgröße
Optische Datenträger
Magnetische Datenträger
Elektronische Datenträger
Informationen in verkleinerter Form
Festplatten mit magnetischem Datenträger

Sicherheitsstufen für die Datenvernichtung

Generell gilt, dass die zu vernichtenden Daten in so kleine Teile zerschreddert werden, dass sich die ursprünglich in ihnen enthaltenen Informationen nicht ohne weiteres rekonstruierbar sind. Um dies zu garantieren, müssen die Papierschnippsel/Datenträgerteile ausreichend klein sein. Der Aufwand einer möglichen Rekonstruktion der Information definiert die Sicherheitsstufe bei der Vernichtung.

Wir arbeiten mindestens mit Sicherheitsstufe 4, dem marktüblichen Standard einen Schritt voraus, sind aber bis zur Sicherheitsstufe 5 zertifiziert, sollten Sie Bedarf haben.

DIE VERSCHIEDENEN MATERIALIEN

Informationen in Originalgröße

Optische Datenträger

Magnetische Datenträger
Sicherheitsstufe – 1, 2
maximale Streifenbreite
maximale Partikelgröße
maximale Partikelgröße
Allgemeines Schriftgut, das unlesbar gemacht oder entwertet werden soll, z.B. veraltetes Werbematerial wie Kataloge und Prospekte.
12 mm²
2000 mm²
mechanisch funktionsun-fähig
Interne Unterlagen, die unlesbar gemacht oder entwertet werden sollen, z.B. unternehmensinterne Kommunikation wie abgelaufene Anweisungen, Reiserichtlinien, Aushänge und Formulare.
6 mm²
800 mm²
2000 mm²
Sicherheitsstufe – 3, 4, 5, 6, 7
maximale Partikelgröße
maximale Partikelgröße
maximale Partikelgröße
Datenträger mit sensiblen und vertraulichen Daten sowie personenbezogenen Daten, die einem erhöhten Schutzbedarf unterliegen, z.B. Umsatzauswertungen und Steuerunterlagen von Unternehmen sowie Angebote, Bestellungen etc. mit Adressdaten von Personen.
max. 320 mm²
max. 160 mm²
max. 320 mm²
Datenträger mit besonders sensiblen und vertraulichen Daten sowie personenbezogenen Daten, die einem erhöhten Schutzbedarf unterliegen, z.B. Bilanzen und Konditionen sowie Gehaltsabrechnungen, Personaldaten/ -akten, Arbeitsverträge, medizinische Berichte, Steuerunterlagen von Personen.
max. 160 mm²
max. 30 mm²
max. 160 mm²
Datenträger mit geheim zu haltenden Informationen mit existenzieller Wichtigkeit für eine Person, ein Unternehmen oder eine Einrichtung, z.B. Patente, Konstruktionsunterlagen, Strategiepapiere, Wettbewerbsanalysen, Prozessunterlagen.
max. 30 mm²
max. 10 mm²
max. 30 mm²
Datenträger mit geheim zuhaltenden Unterlagen, wenn außergewöhnliche Sicherheitsvorkehrungen einzuhalten sind z.B. Forschungs- und Entwicklungsunterlagen, behördliche Bereiche.
max. 10 mm²
max. 5 mm²
max. 10 mm²
Für strengst geheim zuhaltende Daten, bei denen höchste Sicherheitsvorkehrungen einzuhalten sind, z.B. geheimdienstliche oder militärische Bereiche.
max. 5 mm²
max. 0,2 mm²
max. 0,2 mm²
DIE VERSCHIEDENEN MATERIALIEN

Elektronische Datenträger

Informationen in verkleinerter Form

Festplatten mit magnetischem Datenträger
Sicherheitsstufe
maximale Partikelgröße
maximale Partikelgröße
maximale Partikelgröße
Allgemeines Schriftgut, das unlesbar gemacht oder entwertet werden soll, z.B. veraltetes Werbematerial wie Kataloge und Prospekte.
mechanisch/ elektronisch funktionsunfähig
160 mm²
mechanisch/ elektronisch funktionsunfähig
Interne Unterlagen, die unlesbar gemacht oder entwertet werden sollen, z.B. unternehmensinterne Kommunikation wie abgelaufene Anweisungen, Reiserichtlinien, Aushänge und Formulare.
zerteilt
30 mm²
beschädigt
Sicherheitsstufe
maximale Partikelgröße
maximale Partikelgröße
maximale Partikelgröße
Datenträger mit sensiblen und vertraulichen Daten sowie personenbezogenen Daten, die einem erhöhten Schutzbedarf unterliegen, z.B. Umsatzauswertungen und Steuerunterlagen von Unternehmen sowie Angebote, Bestellungen etc. mit Adressdaten von Personen.
max. 160 mm²
max. 10 mm²
verformt
Datenträger mit besonders sensiblen und vertraulichen Daten sowie personenbezogenen Daten, die einem erhöhten Schutzbedarf unterliegen, z.B. Bilanzen und Konditionen sowie Gehaltsabrechnungen, Personaldaten/ -akten, Arbeitsverträge, medizinische Berichte, Steuerunterlagen von Personen.
max. 30 mm²
max. 2,5 mm²
mehrfach zerteilt und verformt, max. 2000 mm²
Datenträger mit geheim zu haltenden Informationen mit existenzieller Wichtigkeit für eine Person, ein Unternehmen oder eine Einrichtung, z.B. Patente, Konstruktionsunterlagen, Strategiepapiere, Wettbewerbsanalysen, Prozessunterlagen.
max. 10 mm²
max. 1 mm²
mehrfach zerteilt und verformt, max. 320 mm²
Datenträger mit geheim zuhaltenden Unterlagen, wenn außergewöhnliche Sicherheitsvorkehrungen einzuhalten sind z.B. Forschungs- und Entwicklungsunterlagen, behördliche Bereiche.
max. 1 mm²
max. 0,5 mm²
mehrfach zerteilt und verformt, max. 10 mm²
Für strengst geheim zuhaltende Daten, bei denen höchste Sicherheitsvorkehrungen einzuhalten sind, z.B. geheimdienstliche oder militärische Bereiche.
max. 0,5 mm²
max. 0,2 mm²
mehrfach zerteilt und verformt, max. 5 mm²

* Wischen Sie die Tabelle nach links oder rechts, um anderen Optionen anzeigen.

DIE VERSCHIEDENEN MATERIALIEN
Informationen in Originalgröße
Optische Datenträger
Magnetische Datenträger
Elektronische Datenträger
Informationen in verkleinerter Form
Festplatten mit magnetischem Datenträger
 Sicherheitsstufe
maximale Streifenbreite
maximale Partikelgröße
maximale Streifenbreite
maximale Partikelgröße
maximale Streifenbreite
maximale Partikelgröße
1.
Allgemeines Schriftgut, das unlesbar gemacht oder entwertet werden soll, z.B. veraltetes Werbematerial wie Kataloge und Prospekte.
12 mm²
2000 mm²
mechanisch funktionsun-fähig
mechanisch / elektronisch funktionsunfähig
max. 160 mm²
mechanisch / elektronisch funktionsunfähig
2.
Interne Unterlagen, die unlesbar gemacht oder entwertet werden sollen, z.B. unternehmensinterne Kommunikation wie abgelaufene Anweisungen, Reiserichtlinien, Aushänge und Formulare.
6 mm²
800 mm²
2000 mm²
zerteilt
max. 30 mm²
beschädigt
 Sicherheitsstufe
maximale Partikelgröße
maximale Partikelgröße
maximale Partikelgröße
maximale Partikelgröße
maximale Partikelgröße
maximale Partikelgröße
3.
Datenträger mit sensiblen und vertraulichen Daten sowie personenbezogenen Daten, die einem erhöhten Schutzbedarf unterliegen, z.B. Umsatzauswertungen und Steuerunterlagen von Unternehmen sowie Angebote, Bestellungen etc. mit Adressdaten von Personen.
max. 320 mm²
max. 160 mm²
max. 320 mm²
max. 160 mm²
max. 10 mm²
verformt
4.
Datenträger mit besonders sensiblen und vertraulichen Daten sowie personenbezogenen Daten, die einem erhöhten Schutzbedarf unterliegen, z.B. Bilanzen und Konditionen sowie Gehaltsabrechnungen, Personaldaten/ -akten, Arbeitsverträge, medizinische Berichte, Steuerunterlagen von Personen.
max. 160 mm²
max. 30 mm²
max. 160 mm²
max. 30 mm²
max. 2,5 mm²
max. 2000 mm²
5.
Datenträger mit geheim zu haltenden Informationen mit existenzieller Wichtigkeit für eine Person, ein Unternehmen oder eine Einrichtung, z.B. Patente, Konstruktionsunterlagen, Strategiepapiere, Wettbewerbsanalysen, Prozessunterlagen.
max. 30 mm²
max. 10 mm²
max. 30 mm²
max. 10 mm²
max. 1 mm²
max. 320 mm²
6.
Datenträger mit geheim zuhaltenden Unterlagen, wenn außergewöhnliche Sicherheitsvorkehrungen einzuhalten sind z.B. Forschungs- und Entwicklungsunterlagen, behördliche Bereiche.
max. 10 mm²
max. 5 mm²
max. 10 mm²
max. 1 mm²
max. 0,5 mm²
max. 10 mm²
7.
Für strengst geheim zuhaltende Daten, bei denen höchste Sicherheitsvorkehrungen einzuhalten sind, z.B. geheimdienstliche oder militärische Bereiche.
max. 5 mm²
max. 0,2 mm²
max. 2,5 mm²
max. 0,5 mm²
max. 0,2 mm²
max. 5 mm²